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人事アウトソーシング(人事代行)とは?メリットやデメリット、導入までの流れや導入効果を解説

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coachee 広報チーム
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「人事アウトソージング(人事代行)とは何か、理解を深めたい」
「具体的なサービス内容や依頼できる業務範囲を知りたい」
「実際の活用事例も教えてほしい」
このような課題を抱えている方に向けて、本記事では下記の内容について解説します。

  • 人事アウトソーシング(人事代行)の概要
  • 人事アウトソーシング(人事代行)で依頼できること
  • 人事アウトソージング(人事代行)を導入するまでの流れ など

記事を読むことで人事アウトソーシング(人事代行)に対する理解の深まりと、自社で導入すべきかどうかの判断する際の参考になります。
人事業務で悩みを抱えている人事担当者や経営者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

人事アウトソーシング(人事代行)とは?

人事アウトソーシング(人事代行)とは人事・労務に関する業務を外部委託することです。近年では、働き方改革や少子高齢化による慢性的な人材不足により導入を検討している企業が増加傾向にあります。

人事アウトソーシングは、人材不足の解消や法令を順守することの徹底、それに伴う専門性の高い人材の確保ができるなどのメリットがあります。一方で、コストの増加や自社のノウハウが蓄積されないなどのデメリットも考えられますので、人事アウトソージング(人事代行)との連携が重要になります。

人事アウトソーシング市場は拡大傾向

人事アウトソーシング(人事代行)市場は年々増加傾向です。

2024年4月22日に株式会社 矢野研究所が公表した調査結果では、人事・総務関連のアウトソーシング市場は2022年度で前年比7.0%、2023年度では6.7%増加しています。

アウトソーシングの需要が伸びている背景のひとつに、間接業務の外注委託の増加が挙げられます。2020年のコロナ禍以降、テレワークの普及や副業の推進などが後押しとなり、業務の外注化にシフトチェンジをする企業が増えたことで代行需要が高くなりました。

【拡大の背景】少子高齢化による人手不足と働き方改革

人事アウトソーシング(人事代行)の需要が増加しているもうひとつの背景には、少子高齢化による慢性的な人材不足と働き方改革による適正な労働環境への取り組みが要因と考えられます。

厚生労働省の資料では、現在の日本の人口は減少局面であることがうかがえます。2040年の人口は約1億1千284万人。2040年の人口は9,000万人を割り込むと推計されています。

働き方改革では長時間労働への是正を目的に、時間外労働の上限設定などの法改正が施行されました。これにより限られた時間の中で、より多くの業務の効率的な処理が求められています。

人事アウトソーシング(人事代行)ができる主要な人事業務を解説

人事アウトソーシング(人事代行)が依頼できる主な人事業務は以下のような業務が挙げられます。

  • 採用業務
  • 人材育成業務
  • 社会労務業務
  • 勤怠管理・給与計算業務

詳しく見ていきましょう。

1. 採用業務

採用業務とは、企業が求める人材を獲得するための業務です。主な内容は以下のとおり。

  • 採用計画の立案
  • 募集情報の作成
  • 採用活動
  • 面接・選考
  • 内定 など

採用業務は、企業にとって非常に重要な業務です。採用活動がうまくいかないと、人材不足となり、事業運営に支障をきたす可能性があります。

採用アウトソーシング(RPO)を成功させるためには、事前にしっかりと採用戦略を立てることが重要です。採用戦略とは、自社の事業目標や人材ニーズに基づいて、どのような人材を採用し、どのように採用活動を進めていくかを計画するものです。

1-1.面接業務も代行可能

採用で重要な面接業務もアウトソーシングが可能です。

とはいえ、「面接業務をアウトソーシングするのは企業イメージが落ちるのではないか」と感じる方もいるのではないでしょうか。

実は、第三者に採用プロセスを代行してもらうことについて「非常によい/よいと思う」という就活中の学生が大変多いというデータが出ています。

2021年12月3日にPRTimesでプレリリースされた株式会社アールナインの採用アウトソーシングに関するアンケート調査によれば、就活生が第三者に採用プロセスを代行されることについて「非常に良いと思う・よいと思う」と応えた人が全体の95.4%にも及びました。

面接業務をアウトソーシングで委託しても採用には大きな影響はないと考えられます

2. 人材育成業務

企業の業績やブランドイメージを向上させるためには人材育成がカギです。

主な人材育成のステップは以下のとおり。

  • 理想のロールモデルの設定
  • 育成計画の立案
  • OJT/Off-JTによる研修・訓練
  • 人事評価
  • 育成の検証測定

人材育成のアウトソーシングでは主にOJT/Off-JTによる研修の部分で行います。

人材育成アウトソーシングを上手に活用することで、人材育成の効率化や質の向上、そして企業競争力の強化が実現可能となるでしょう。

3. 社会労務業務

社会労務業務は、従業員の社会保険の手続きや年末調整など業務が多岐にわたります。専門性が高い内容のため、一般的には社会労務士への委託が大半です。

社会労務士は、国家資格を持つ専門家で、社会保険制度や労働基準法に関する専門知識を有しています。社会労務業務は、企業にとって非常に重要であり、同時に煩雑で専門性の高い業務のため自社での管理は難しいでしょう。

4. 勤怠管理・給与計算業務

勤怠管理は細かな項目の管理が必要です。主な項目は以下のとおり。

  • 出勤・退勤
  • 休憩時間
  • 残業時間
  • 休日出勤の時間と日数 など

また、勤怠管理は給与にも直結するため正確なデータが求められます。

一方給与計算では、社会保険精度や労働基準法などの専門性の高い知識が必要です。また税制の改正などの最新の情報を把握しておく必要があるため、社会労務士などの専門家へ委託するのが良いでしょう。

人事アウトソーシング(人事代行)のメリットとは? 

人事アウトソーシング(人事代行)のメリットは以下のようなことが挙げられます。

  • 人手不足を解消できる
  • リソースの確保ができる
  • コア業務に専念できる

詳しく見ていきましょう。

人手不足を解消できる 

人事アウトソーシング(人事代行)は、人事業務を委託することで、人手不足を解消し人事担当者の負担を軽減できる有効な手段です。

例えば、採用にかける人的リソースをアウトソーシングした場合、自社で行う採用プロセスは半分以下の労力となるでしょう。また、勤怠管理や専門性の高い給与計算・社会保険等の手続きも委託することで専門性の高い人材を採用する必要もありません。

人手不足の解消にはアウトソーシングがメリットといえます。

リソース(時間)の確保ができる

人事アウトソーシング(人事代行)を活用することで時間の確保ができます。

例えば、空いた時間を利用してより戦略的な採用活動や人材育成に注力するといったことが可能です。また、従業員の労働時間の改善に時間を活用できます。

空いた時間を違う部門へ投資できるように、人事アウトソーシングを活用しましょう。

コア業務に専念できる 

人事アウトソーシング(人事代行)を活用することで本来のコア業務に専念できます。

例えば既存業務をアウトソーシングして、新規事業へチャレンジする。または海外進出への準備など本来の企業目標の達成のために行動できます。

人事アウトソーシング(人事代行)のデメリットとは?

人事アウトソーシング(人事代行)のデメリットは以下のようなものが挙げられます。

  • コスト増加につながる場合がある
  • 社内ノウハウの蓄積にならない 
  • 情報セキュリティのリスク 

詳しく見ていきましょう。

コスト増加につながる場合がある

人事業務をアウトソーシングすることで、場合によってはコストが増加するリスクがあります。

コスト増加の要因は以下のとおりです。

  • 手数料を含めた人件費コスト
  • 必要に応じた追加費用の発生
  • 経営環境の変化に応じたアウトソーシング内容の変更

人事アウトソーシング(人事代行)は短期的に見ればコスト削減につながります。しかし、長期的にかかる経費が発生し、企業の利益を圧迫する要因のひとつになる可能性があります。

自社の課題を明確に洗い出しアウトソーシングを上手に利用すれば、コスト増加を防ぐポイントです。

社内ノウハウの蓄積にならない 

人事アウトソーシング(人事代行)への依頼は、社内ノウハウの蓄積にならない可能性があります。

人事アウトソーシングは外部の専門人材へ業務委託をするため、自社の従業員がスキルや資格を取得するなどの必要がなく、社内ノウハウの蓄積にはつながりません。

そのため、どの程度の業務範囲を外部へ委託するのか明確に計画しておくことが重要です。

また、社内ノウハウを蓄積するためには、マニュアル作成や業務に研修制度の実施、情報共有のための定期MTG(ミーティング)などの仕組みづくりを行いましょう

情報セキュリティのリスク

人事アウトソーシング(人事代行)は情報セキュリティへのリスクが増える可能性があります。

具体的には以下のようなリスクが挙げられます。

  • データ漏えい
  • セキュリティ対策の不備

人事アウトソーシング(人事代行)では従業員の個人情報や給与データなどを委託企業先で管理することです。そのため、データ管理に問題があるなどセキュリティに欠陥があった場合、情報漏えいにつながる可能性があります。

依頼側は専門家への監査依頼や自社のセキュリティリテラシーを高めるなど、リスクを最小限にする努力が必要です。

人事アウトソーシング(人事代行)を導入するまでの流れ・ステップを解説

人事アウトソーシング(人事代行)を導入するまでの流れとステップは以下のとおりです。

  1. 人事課題の洗い出し
  2. アウトソーシングの業務範囲を決める
  3. 対象の業務フローの見直し
  4. 委託先企業の選定

詳しく見ていきましょう。

1.人事課題の洗い出し

人事アウトソーシング(人事代行)を導入するためには、第一段階として自社の人事課題の洗い出しが必要です。

具体的には、以下のような工程が挙げられます。

  • 各業務の担当者へのヒアリング
  • 全体の現状の把握
  • 解決したい課題の特定
  • アウトソーシングによるゴール設定

課題を洗い出すことで、解決したい具体的な業務を把握できます。

2.アウトソーシングの業務範囲を決める

アウトソーシングの業務範囲を決めるポイントは、課題解決につながる「ボトルネック」を特定することです。

ボトルネックとは、一連の業務のなかで特に生産性の低下を招きやすい工程の部分を指します。

例えば、採用業務のなかの「面接」がボトルネックの場合。

具体的には、面接に人的リソースを注力できないため、良い人材が採用できないという課題を立てたとします。

上記の場合、面接業務のアウトソーシングで人材を確保し、内定フォローを自社で行うなどの業務フローを設定できる可能性があります。

社内リソースをどこに集中させるべきかも重要なポイント。アウトソーシングの業務範囲は戦略的に決めることが成功のカギです。

3.対象の業務フローの見直し

業務範囲が決まったら、対象の業務フローの見直しをしましょう。
具体的には、委託先との役割分担や責任の範囲の設定。定期的なミーティングの設定と情報共有のやり方などです。

自社と委託先との連携の設定や業務フローの確認をしておくことで、イレギュラーなトラブルの際にスピーディーに対応できる仕組みを構築しておくことができます。

アウトソーシングを最大限に活用するために、業務フローを見直して自社の仕組みも改善しておきましょう。

4.委託先企業の選定

委託企業を選定するポイントは以下の3つが挙げられます。

  1. 料金体系
  2. 過去の実績
  3. 強み

上記3つの部分が自社の求めるニーズに適していることが重要です。

料金は費用対効果を見極める必要があります。長期的な利用を前提とするならば、コストパフォーマンスは重視するべきです。また、実績の有無は委託先への信用でもあります。過去の導入事例や成功事例が豊富な企業を選びましょう。

自社の求めるアウトソーシングが委託企業の強みに合致すれば、導入の根拠にもなります。さまざまな視点から委託先の選定を判断するのがおすすめです。

人事アウトソーシング(人事代行)の導入効果・活用事例を解説 

人事アウトソーシング(人事代行)サービス「cohchee 人事シェア採用」の導入効果と活用事例を紹介します。

【事例1】【事例2】
解決したい課題採用の進め方が分からない評価制度がうまくいかない
人事アウトソーシング
(人事代行)の取り組み内容
1. 採用戦略の設計
2. 企業内の体制づくり
1. 人事評価制度の設計
2. 運用と検証
稼働・作業内容・週1の定期MTG
・月20~40時間
・定期MTG
・週20~30時間
導入効果採用戦略と体制を構築し、人材採用までつながった評価制度の運用と改善の継続により、従業員満足度が向上した

まとめ

本記事では人事アウトソーシング(人事代行)について、基礎知識やメリット・デメリットなどについて解説しました。

人事アウトソーシング(人事代行)を活用することで、その企業がやるべき社会貢献と利益の創出が可能です。

今、人事担当者で人事業務での課題を抱えているのであれば、ぜひcohchee株式会社にご相談ください。

ただいま、人事業務でお悩みのお客様へ無料相談を実施しております。

お問合せや相談は無料ですので、ぜひご利用を検討してみてください。

記事を書いた人
hidechika-takahashi
coachee 広報チーム

coachee 広報チーム

国家資格キャリアコンサルタントの資格を持つ高橋秀誓と、採用責任者、人事責任者などの豊富な経験を持つスタッフが率いるcoacheeの広報チーム。
皆様に採用や人事業務に役立つ情報を提供します。

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