「採用活動のリソースが不足しており、期待していた成果を得られていない」
「リソースが不足しているため、採用活動の改善を実施しにくい」
このようにお悩みの企業担当者の方もいるのではないでしょうか。
リソースが不足してしまうと、採用活動に十分な時間をかけることができず、場当たり的な対応になりやすかったり業務効率の改善を行いにくくなったりします。そこで本記事では、採用活動のリソースが不足する原因や対処法を解説します。採用活動のリソース不足にお悩みの方は、ぜひ最後までお読みください。
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企業の人手不足の現状
求人倍率は高止まりを続けており、今後も生産年齢人口は減少しています。そのため企業の人手不足問題は現状でも深刻なものとなっており、今後の状況改善もあまり期待できません。
中小企業庁が公開しているデータによると、15〜64歳の生産年齢人口は今後も右肩下がりが予想されています。
一方で、就業者数や就業率は、2012年ごろから右肩上がりで上昇しています。
下記の資料からもわかるとおり、就業率が上昇しているのに求人倍率は高止まりを続けています。
これらのデータからわかる通り、日本では人が減少しているうえ、働いている人が増えている。それにもかかわらず、企業の採用ニーズを満たすだけの人が、そもそも足りていないことが推察されます。
つまり、働ける人が減少しているため採用の難易度が上がっているのに加えて、人事として活躍してくれる人も、母集団が少なくなっているため採用しにくくなっているのです。
また、このような社会的な要因だけでなく、企業内の要因によっても採用活動のリソースが不足してしまう場合があります。
採用活動のリソースが不足してしまう原因
なぜ採用活動のリソースが不足してしまうのか、主な理由を紹介します。
人事部の人員が少ない
そもそも人事部に在籍している人が少ない場合、人事担当者のリソースを十分に確保できず、採用活動が後回しになっているケースがあります。
業務量に対して人員が少ないと、採用戦略の策定はもちろん、人事評価制度の見直しなど他の業務のクオリティも低下してしまいかねません。
採用に関するノウハウが蓄積されていない
社内に採用に関するノウハウが蓄積されておらず、場当たり的な対応に終始している場合があります。
採用ノウハウが蓄積されていない場合、採用活動の質が担当者のリソースや能力に大きく依存してしまいます。
非効率な業務を行っている
業務効率化ツールを導入できていなかったり、そもそもパソコンをほとんど活用しておらず手書きで業務を進めていたりするなど、非効率な業務を行っていませんか？
生産性を軽視した業務を行っていると、人手がいくらあっても十分な成果を生み出すことは難しいです。
不必要に複数の上司からの決裁が必要など、非効率な業務プロセスを行っていないか、この機会に見直してみましょう。
採用担当者に十分なスキルがない
採用活動を担当している社員に十分なスキルがなく、優秀な人を採用できなかったり書類選考の段階で応募者の能力や人柄を見抜けなかったりしている場合があります。
そもそも能力が不足していると、応募者の母集団を形成するのも難しくなるはずです。
関連記事：人事に必要なスキルや資格はある？向いている人の特徴とあわせて解説
評価制度が曖昧で社員のモチベーションが低い
「採用活動を頑張っても人事評価に良い影響がない」
「人事の仕事を頑張ってもどのように評価されるのかわからずモチベーションが湧かない」
このような曖昧な人事制度では、採用業務に悪影響を及ぼしてしまいかねません。
採用担当者のモチベーションを下げてしまわないためにも、採用活動を成功させることがどのように人事評価へ影響するのか、できるだけ明確にすることが大切です。
関連記事：【実践ガイド】従業員エンゲージメント向上施策9選！事例や導入手順を解説
採用活動のリソースが不足することのデメリット
採用活動のリソースが不足すると、企業側にはどのような不都合があるのでしょうか。主なデメリットをご紹介します。
採用活動を改善する余裕がない
採用活動のリソースが不足していると、業務効率を改善する余裕がありません。
定期的に採用プロセスを振り返ってブラッシュアップさせることが、採用の質を向上させるうえで大切です。しかしリソースが不足しているため採用活動が場当たり的な対応になりやすく、ノウハウも蓄積できない恐れがあります。
採用活動の質が低下しやすい
担当者のリソースが不足していると採用活動を改善できないため、採用の質が低下しやすくなります。その結果、母集団を形成できなかったり採用しても短期で離職してしまったりするリスクが高まります。
突然社員が離職してしまうと、現場の穴埋めをするため残された社員の負担が高まり、さらに離職する人も増える、といった悪循環もあり得るでしょう。
このように採用活動や業務管理のコストが高くなってしまうのも、採用活動のリソースが不足するデメリットといえます。
採用担当者に強いストレスがかかりやすい
採用活動のリソースが不足すると、採用担当者の負担が増し、強いストレスを感じやすくなります。特に新卒を採用する時期は業務量が多くなるため、採用にかけるリソースが不足していると多忙になりやすいです。
その結果、採用担当者に強いプレッシャーがかかってしまい、体調不良に陥ったり採用担当者自身が会社を辞めてしまったりする恐れがあります。
採用活動のリソース不足を解消する方法
採用活動のリソース不足を解消するため、企業側としてはどのような対策があるのか紹介します。
人員を追加できないか会社と相談する
明らかに人事部や採用現場の人手が足りていない場合は、追加の人員を採用できないか、会社と相談してみましょう。
必ずしも正社員で採用する必要はなく、派遣やアルバイト、契約社員でも、比較的単純な作業を任せやすいです。たとえば応募者への返信や日程調整、面接会場の準備などは、正社員でなくても依頼できます。後述する採用代行（RPO）を活用するのもおすすめです。
関連記事：副業人材の活用方法3選｜採用するメリットやマッチング方法なども解説
他の部署にも採用活動への協力を依頼する
人事部以外の、他の部署を巻き込むことが、採用活動を成功させるうえで大切です。
たとえば営業職を採用する場合、営業部の社員にリクルーターを頼んだり、営業部の人に採用面接への参加を依頼したりすれば、採用ミスマッチのリスクを低減できます。
採用ノウハウを蓄積する仕組みを導入する
採用活動を仕組み化して、定期的に分析と改善を行うことも大切です。
- 採用の流れを一覧にしてまとめる
- テンプレートを活用して業務を効率化する
- 成功した事例、失敗した事例をまとめて共有する など
上記のような仕組みを導入し、成功・失敗の事例をまとめて記録しておけば、後任の人も採用活動のクオリティを落とさず仕事ができるはずです。
定期的に、もしくは区切りの良いタイミングで、今回の採用活動の出来を振り返る機会を設けることをおすすめします。たとえば今回の採用活動でどこがうまくいったか・いかなかったのかを明確にして、改善すべき点を洗い出し、次の行動計画を立てることが重要です。
業務の見直しを行う
現在の業務内容を見直して、不要な業務を削減したり必要なリソースを特定して追加できないか検討したりしてみましょう。
どの工程で採用業務の見直しを行うべきか把握することが、採用活動のリソース不足を解消するうえで大切です。
人事評価を明確にする
採用活動を成功させた場合、人事評価にどのような良い影響があるのか明確にすることも大切です。
出世を目指すためにも、採用担当者は人事評価を獲得しようと採用活動を頑張るでしょう。
職場環境を改善する
採用活動のコストを下げる方法の一つに「離職者を減らす」ことが挙げられます。
職場環境が悪いと採用してもすぐに人が辞めてしまい、常に採用コストが高い状態になってしまいかねません。そのため、働きやすい職場環境を目指すことが大切です。
労働条件を見直したり、リモートワークを認めたりするなど、働きやすさを改善できないか検討してみましょう。
関連記事：労務管理とは？仕事内容や勤怠管理・人事管理との違いを簡単に紹介
採用担当者への研修やOJTを定期的に実施する
採用担当者一人ひとりのスキルを伸ばすことで、効率的に仕事をこなせるようになり、リソース不足の解消につながります。
採用担当者向けの研修を実施したり、ベテランがOJTで指導したりする方法が一般的です。
適材適所の人材配置を行う
人事や採用業務に向いている人を適切に配置することも大切です。適性があればスキルアップも早く、早期の戦力化が期待できます。
本人の意欲やこれまでの仕事ぶりを参考にしてみるのがおすすめです。適性を見極めるツールを導入するのも良いでしょう。
関連記事：【保存版】オンボーディングの成功事例10選！施策のポイントや実施の流れを解説
採用管理システムを導入する
採用管理システムを活用すれば、応募者の情報を一元的に管理できるため効率的に採用業務を進められます。
システムによってはテンプレートやチャットボットが用意されている場合もあり、担当者の対応コストを削減するための仕組みも盛り込まれています。
採用活動の一部をアウトソーシングする
採用業務のリソース不足を解消するなら、採用代行（RPO）というサービスを活用するのもおすすめです。
採用代行（RPO）とは、社員に代わって外部のプロ人材が、貴社の採用業務を代わりに行ってくれるサービスのことです。メッセージ対応や日程調整といった単純作業はもちろん、coachee人事シェアなら採用計画の改善提案やKPI設定など、専門的な業務の依頼もできます。
採用活動のリソース不足を解消するならcoachee人事シェアをご活用ください
採用のリソース不足を解消するなら、必要に応じて人事・採用のプロ人材へ仕事を依頼できるcoachee人事シェアがおすすめです。
coachee人事シェアは、人事・採用領域に特化した、経験豊富なプロ人材が在籍している副業（複業）マッチングプラットフォームです。たとえば応募者の対応や日程調整といった単純作業の代行だけでなく、採用フローの見直しや面接対応、オンボーディングプログラムの設計から実行まで、専門的な業務にも対応できます。
単発のお仕事はもちろん、長期間のお仕事依頼も可能です。社内のリソース不足を解消するためのお手伝いもできますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。coachee人事シェアのサービス概要は、下記から確認できます。
続いて、coachee人事シェアを活用して、採用課題を解決したお客様企業の事例をご紹介します。
導入事例1
アプリ開発を行っているお客様企業では、新卒・中途はもちろんアルバイトなど多様な雇用形態での採用ニーズが高まっていました。しかし選考方法が確立していないうえ企業のブランディングができておらず、早期離職も課題となっていました。
そこでcoachee人事シェアを活用し、プロ人材が人事採用担当として、月150〜200名の書類選考・一次面接を担当。あわせて採用媒体の選定やスカウト運用、企業説明会での登壇、企業ブランディング施策の立案など、幅広い広報戦略を実践しました。
その結果、採用フローを大幅に最適化し、入社後半年以内の早期離職率をゼロまで低減。ターゲット人材からの応募増や内定承諾率も増加するなど、多くの成果を生み出しました。
関連記事：アプリ開発企業における採用フロー最適化と広報戦略支援
導入事例2
全国で倉庫業を営んでいるお客様企業では、各拠点で採用ニーズが増加しているのに対して、応募数の減少や採用コストの高止まりといった課題を抱えていました。
そこでcoachee人事シェアでプロ人材を活用したところ、年間採用計画の立案や求人広告の見直し、ペルソナ設計などを実施。自社の採用フローを改善したうえで、HRテックの活用も提案し、現場の利便性向上にも寄与しました。
その結果、以前は1回の求人掲載に対して数件しかなかった応募が大幅に増加。担当拠点では最大120件/回の応募を達成しました。また採用コストの削減や障がい者雇用の法定雇用率達成にも貢献し、離職率の低減も実現しております。
関連記事：倉庫業における全国拠点採用の一括管理と応募効果最大化プロジェクト
導入事例3
医療・介護・保育事業を営んでいるお客様企業では、年間100名の中途採用と3,000名規模のアルバイト採用にくわえ、新規事業による採用需要も発生しており、採用体制の強化が急務でした。
そこでcoachee人事シェアのプロ人材を活用。全国約40支社の採用募集を統括し、求人媒体の選定・運用やKPI管理を担当したところ、業務の大幅な効率化に貢献しました。
結果として中途・アルバイト採用の目標を達成し、新規事業向けの人材採用も順調に進行。また作業ミスの9割削減や業務効率の2.5倍アップなど、様々な効果を生み出しております。
関連記事：医療・介護・保育事業における全国規模採用支援とRPA活用による業務効率化
リソース不足を解消して採用活動を成功させよう
本記事では採用活動のリソースが不足してしまう原因やデメリット、リソース不足を解消するための施策をご紹介しました。
採用活動のリソースが不足してしまうと、採用の質が低下してしまいミスマッチによる離職者増加、人事部の負担増加による担当者の離職、業務を改善する余裕がないため問題が放置されるなど、悪循環に陥るリスクがあります。
本記事で紹介したアイデアを参考に、採用リソースを十分に確保できるよう行動を起こしてみましょう。coachee人事シェアは、長期のご依頼はもちろん単発の作業依頼もできるため、必要な際はお気軽にプロ人材へご相談ください。
記事を書いた人
coachee 広報チーム
国家資格キャリアコンサルタントの資格を持つ高橋秀誓と、採用責任者、人事責任者などの豊富な経験を持つスタッフが率いるcoacheeの広報チーム。
皆様に採用や人事業務に役立つ情報を提供します。
